Relazione professionale: istruzioni per l’uso

20 set 2010 Nessun commento

Espressione chiara, composizione condotta con metodo e redazione precisa sono le 3 regole di base per la stesura di una relazione professionale. I limiti di formulazione imposti da una relazione riguardano, in particolar modo, la necessità di evitare ogni ambiguità: frasi leggere con poche subordinate, niente giri di parole, pochi avverbi, limitato uso di parole astratte. Un linguaggio tecnico è ammesso solo se la relazione sarà letta da addetti ai lavori e le sigle e gli acronimi, usati per la prima volta, devono essere spiegati in modo chiaro e preciso.

Per quanto riguarda l’organizzazione degli argomenti bisogna, innanzitutto, creare una lista delle tematiche da includere nella relazione realizzando un Clustering (tecnica del grappolo). Per tale tecnica si traccia un “chicco” centrale (con titolo della relazione) collegato ad altri “chicchi” con gli argomenti collaterali in modo da visualizzare tutte le tematiche senza gerarchia.

Successivamente bisogna dedicarsi alla ricerca della documentazione, che deve essere schedata, e alla creazione di una scaletta (in ordine gerarchico) strutturata sull’analisi e sintesi.

Si inizia con una brevissima introduzione e l’analisi degli argomenti con la descrizione dei dati raccolti; successivamente, nella fase di sintesi, si interpretano gli argomenti trattati e si suggeriscono comportamenti e strategie future.

Per illustrare chiaramente i dati numerici conviene utilizzare grafici o tabelle che sono di facile consultazione e possono anche essere proiettati sotto forma di slides.

Infine, lo stile della relazione deve essere pertinente, cioè deve adeguarsi al contenuto e ai destinatari, ed evitare di essere prolisso e noioso con l’inclusione di argomenti non richiesti.